Rejestracja czasu pracy w Perun Cortexa zamienia odbicia na czytnikach w gotową ewidencję czasu pracy — taką, jaką trzeba pokazać podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, i taką, którą da się wysłać wprost do programu kadrowego. System RCP działa na Waszym serwerze, sam wylicza wymiar urlopu, liczy nadgodziny i pilnuje odpoczynku dobowego — a o zaległym urlopie czy zapomnianym odbiciu przypomina e-mailem, zanim staną się problemem. Pracownik w każdej chwili sam sprawdza, ile urlopu mu zostało — bez kolejki do kadr.
Pracownik sam sprawdza, ile ma urlopu
Pytanie „ile mi jeszcze zostało urlopu?” pada w każdej firmie kilkadziesiąt razy w roku. Za każdym razem ktoś z kadr musi przerwać pracę, otworzyć kartotekę i policzyć. Pracownik czeka — czasem do jutra, bo akurat jest zamknięcie miesiąca.
W Perun Cortexa pracownik loguje się na swoje konto i widzi aktualny stan urlopu w czasie rzeczywistym:
- wymiar bazowy wynikający z jego stażu — 20 albo 26 dni,
- dni przeniesione z poprzedniego roku,
- ile łącznie mu przysługuje,
- ile już wykorzystał,
- ile zostało,
- swój staż urlopowy w latach — łącznie z okresem doliczonym za wykształcenie i poprzednie zatrudnienia.
Obok stanu widzi listę własnych wniosków z rodzajem nieobecności, terminem, liczbą dni i statusem: oczekuje na akceptację, zaakceptowany, odrzucony. Nie musi dzwonić i pytać, czy przełożony już to rozpatrzył.
Liczby biorą się z tych samych danych, na których pracują kadry — nie z osobnego arkusza aktualizowanego raz na kwartał. Wniosek zatwierdzony rano zmienia stan konta natychmiast.
Dla działu kadr oznacza to zniknięcie całej kategorii pytań, a przy okazji koniec sporów typu „ale mnie mówiono, że mam jeszcze pięć dni”. Dla pracownika — możliwość zaplanowania wyjazdu bez wizyty w biurze.
Urlop to nie wszystko, co pracownik widzi sam. Na własnym koncie ma też:
- własną kartę ewidencji czasu pracy — dni z godzinami wejścia i wyjścia, sumę miesiąca, normę, nadgodziny i godziny nocne; o nadgodzinach nie dowiaduje się dopiero z paska płacowego,
- własne saldo wyjść prywatnych — ile godzin ma do odpracowania, zanim ktoś musi mu o tym przypomnieć,
- obsadę zespołu przed złożeniem wniosku — widzi, ile osób z działu będzie nieobecnych w planowanym terminie, więc nie składa wniosku skazanego na odmowę.
Z tego samego panelu pracownik zgłasza wniosek urlopowy, brakujące odbicie, a pracując zdalnie — rozpoczęcie i zakończenie pracy wprost z przeglądarki.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy zgodna z przepisami
Miesięczna karta ewidencji czasu pracy odpowiada zakresowi wymaganemu przez § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej: liczba godzin przepracowanych w każdej dobie, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej, w niedziele i święta, dni wolne z podaniem tytułu, dyżury, zwolnienia i pozostałe nieobecności.
Kartę eksportujecie do PDF albo CSV — w postaci, którą można wydrukować dla inspektora lub dołączyć do akt pracowniczych.
Odpoczynek dobowy i tygodniowy pod nadzorem
System pilnuje 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 Kodeksu pracy) i 35 godzin odpoczynku tygodniowego (art. 133 KP). Naruszenia widzicie w raporcie, zanim trafią do protokołu pokontrolnego — dla wybranego pracownika i dowolnego okresu.
Przegląd zgodności obejmuje wszystkich pracowników naraz: jeden ekran pokazuje wyłącznie osoby z naruszeniami — ile dobowych, ile tygodniowych — razem z liczbą sprawdzonych. Przy dwustu zatrudnionych nikt nie przeklikuje dwustu kartotek, żeby znaleźć trzy problemy.
Jest też sprzężenie zwrotne z kontrolą dostępu, możliwe tylko dlatego, że RCP i kontrola dostępu to jeden system: gdy pracownik przykłada kartę, choć jego odpoczynek dobowy jeszcze się nie skończył, system pokazuje ostrzeżenie przy wejściu. Świadomie ostrzeżenie, nie blokadę — odmowa wejścia przy błędnie zarejestrowanym odbiciu zostawiałaby człowieka pod bramą za cudzy błąd.
Jak działa rejestracja czasu pracy w praktyce
Pracownik przykłada kartę przy wejściu i przy wyjściu. To wszystko, co musi zrobić. System łączy odbicia w dni pracy, dolicza przerwy, rozpoznaje nadgodziny i buduje kartę ewidencji.
Czytniki rejestrujące czas pracy oznacza się osobno od tych, które wyłącznie otwierają drzwi. Dzięki temu wejście do serwerowni nie zostanie policzone jako wyjście z pracy, a jedno urządzenie może pełnić obie role. Każdemu czytnikowi przypisuje się kierunek — wejście albo wyjście.
Do każdego zdarzenia można przypisać zdjęcie z kamery wykonane w chwili odbicia. Rozstrzyga to spory o to, kto faktycznie użył karty — bez wdrażania osobnego systemu monitoringu.
Pracownik zdalny nie ma drzwi, przy których mógłby przyłożyć kartę — zamiast tego zgłasza rozpoczęcie i zakończenie pracy z przeglądarki. Zgłoszenie trafia do tej samej ewidencji co odbicia z czytników, więc karta ewidencji, nadgodziny i analiza odpoczynku liczą się dla niego dokładnie tak samo. Żadnej drugiej, osobnej ewidencji dla zdalnych.
Zapomniane odbicie — najczęstsza przyczyna błędnej ewidencji
Pracownik zgłasza brakujące odbicie z poziomu własnej karty, przełożony akceptuje je albo odrzuca jednym kliknięciem. Przełożony może też zgłosić brakujące odbicie za podwładnego — bo w praktyce to często on pierwszy widzi lukę. Zgłoszenie zostaje w historii razem z decyzją, jej autorem i datą, więc kontrola widzi świadomą korektę, a nie wpis dopisany po fakcie.
System nie czeka przy tym, aż ktoś błąd zauważy: jeśli poprzedniego dnia zostało wejście bez wyjścia, pracownik dostaje rano e-mail z przypomnieniem. Jedno przypomnienie, nie codzienny spam — powtarzanie uczy ignorowania powiadomień, a wpis i tak zostaje widoczny w ewidencji.
Tydzień przełożonego z modułem RCP
Cztery momenty, w których moduł RCP wykonuje pracę za przełożonego: układanie grafiku, poranek, decyzje w ciągu dnia i zamknięcie miesiąca. Poniżej dokładnie to, co system robi w każdym z nich, z godzinami i warunkami wprost z jego konfiguracji.
Poniedziałek: grafik i rozpiska
Grafik stały to przypisanie pracownika do zmian: pracuje na nich za każdym razem, gdy zmiana się odbywa według wzorca dziennego, tygodniowego albo miesięcznego. Rozpiska to tygodniowa siatka wyjątków: dzień, w którym pracownik pracuje na innej zmianie, albo zaplanowany dzień wolny. Dzień bez wpisu w rozpisce oznacza grafik stały.
Nad siatką stoi pokrycie: dla każdej zmiany liczba osób z grafiku stałego i rozpiski, pomniejszona o zaakceptowane nieobecności i porównana z wymaganą obsadą zmiany. Komórki z konfliktem są zaznaczone: odpoczynek dobowy krótszy niż 11 godzin, odpoczynek tygodniowy krótszy niż 35 godzin, praca w dniu, który pracownik zgłosił jako niedostępny.
Generator (przycisk „Zaproponuj obsadę”) proponuje, kto może obsadzić brakujące miejsca. Kandydatem jest pracownik, który tego dnia nie ma ani wpisu w rozpisce, ani zmiany z grafiku stałego, nie ma zaakceptowanego urlopu i nie zgłosił niedostępności. Propozycja respektuje odpoczynek 11 i 35 godzin oraz dwa limity ustawiane w oknie propozycji: liczbę dni pracy z rzędu (domyślnie 6, od 1 do 31) i liczbę godzin w tygodniu (domyślnie 48, od 1 do 168). Pierwszeństwo mają osoby z najmniejszą liczbą dni pracy w planowanym okresie. Generator niczego nie zapisuje: planista odznacza pozycje, z którymi się nie zgadza, i dopiero wtedy zapisuje rozpiskę. Przy każdym pominiętym pracowniku widać powód: już zaplanowany, na urlopie, niedostępny, konflikt odpoczynku dobowego, konflikt odpoczynku tygodniowego, limit dni z rzędu albo limit godzin w tygodniu.
Czynności na cały tydzień: skopiowanie poprzedniego tygodnia, wyczyszczenie tygodnia, ustawienie jednej wartości całemu wierszowi. Wszystkie trzy pomijają wpisy już ogłoszone. Historia rozpiski zapisuje każdą zmianę: kto, kiedy, co zaplanował, z jakiej zmiany na jaką zmienił, co zdjął, komu dał wolne i co ogłosił; nazwy zmian i osób są utrwalone w chwili zapisu.
Ogłoszenie zamienia plan w grafik: dopiero ogłoszony wpis trafia do ewidencji, raportu spóźnień i kalendarzy pracowników. Każdy wpis ogłasza się raz. Przy ogłoszeniu każdy pracownik, którego dni właśnie ogłoszono, otrzymuje e-mail z tymi dniami i nazwami zmian oraz rozpiskę zespołu w PDF. Ten sam PDF (A4 w poziomie) drukuje się na tablicę: komórki bez wpisu pokazują nazwy zmian z grafiku stałego, wpisy nieogłoszone są oznaczone jako szkic.
Grafik w telefonie: pracownik włącza w Mojej pracy subskrypcję kalendarza (adres ICS) i ogłoszone zmiany razem z grafikiem stałym pojawiają się w kalendarzu telefonu, od 30 dni wstecz do 120 dni w przód. Kalendarz nie wysyła przypomnień. Adres jest pokazywany w całości tylko raz; można go w każdej chwili wygenerować na nowo albo unieważnić.
Niedostępność: pracownik zgłasza całe dni, w których nie może pracować, z powodem. Nikt jej nie zatwierdza; dzień końcowy nie może być wcześniejszy niż dzisiaj. Generator omija te dni, a planista widzi konflikt, jeżeli mimo to postawi tam zmianę.
Zamiana zmian: pracownik prosi kolegę o zamianę dnia za dzień. Najpierw zgadza się druga strona, potem decyduje przełożony, który przy każdej ze stron widzi, czy zamiana naruszy jej odpoczynek dobowy lub tygodniowy. Dopiero zgoda przełożonego zmienia rozpiskę: dwa wpisy, od razu ogłoszone, z zapisem w historii. Nie można oddać dnia wolnego ani dnia, który minął, ani złożyć drugiej prośby, dopóki poprzednia między tymi samymi osobami jest otwarta. O każdym kroku obie strony informuje e-mail; przy zgodzie drugiej strony wiadomość idzie też do przełożonych obu osób.
Codziennie: 8:00, 9:00 i kwadrans po starcie zmiany
8:00 — pracownik, który poprzedniego dnia ma wejście bez wyjścia, dostaje e-mail z prośbą o zgłoszenie korekty. Sprawdzenie odbywa się codziennie, także w weekend, zawsze za dzień poprzedni; wiadomość jest jedna. Sesja bez wyjścia nie trafia do ewidencji, więc bez korekty dzień wyglądałby jak nieobecność.
9:00 od poniedziałku do piątku — każdy przełożony dostaje e-mail z listą swoich pracowników, którzy nie mają odbicia z ostatnich 12 godzin i nie mają zaplanowanej nieobecności. Gdy lista przełożonego jest pusta, wiadomość do niego nie jest wysyłana.
Kwadrans po starcie zmiany — co 5 minut system sprawdza zmiany, które zaczęły się co najmniej 15 minut wcześniej (domyślny próg). Jeżeli pracownik nie ma żadnego odbicia ani zaakceptowanej nieobecności, powstaje alarm poziomu 5 i e-mail do jego przełożonych; jeden alarm na pracownika i dzień. Alarm zamyka się automatycznie przy kolejnym sprawdzeniu po odbiciu. W dni świąteczne sprawdzenie jest pomijane.
Przez cały dzień działa lista obecności (kto jest teraz w budynku, odświeżana co 30 sekund) i limit czasu w strefie: strefa ma limit minut, a co 5 minut system sprawdza, kto przebywa w niej dłużej, i podnosi alarm, dopóki ta osoba jest w środku. Wejście przed końcem odpoczynku dobowego nie blokuje drzwi: powstaje alarm ostrzegawczy poziomu 4, jeden na pracownika. W wersji Enterprise osoba bez otwartej sesji pracy nie zaloguje się na komputer w domenie Active Directory; grupa blokująca jest odświeżana co minutę, urlop blokuje konto, gdy ta opcja jest włączona, a dyżur znosi blokadę.
Zdjęcie przy odbiciu: jeżeli do modułu czytnika jest przypięta kamera, bezpośrednio po odbiciu serwer pobiera z niej zdjęcie i zapisuje je przy zdarzeniu razem z miniaturą; zdjęcie widać w zdarzeniach recepcji. Gdy kamera nie odpowie, zdarzenie zapisuje się bez zdjęcia. Kamery są dostępne w wersjach Professional i Enterprise.
W ciągu dnia: decyzje
Moje decyzje to jedna lista spraw czekających na przełożonego: korekty odbić, wnioski o nadgodziny, wnioski urlopowe i zamiany zmian, posortowane po czasie oczekiwania, nie po rodzaju. Zastępca wskazany na czas nieobecności przełożonego widzi te same sprawy; zastępstwo wygasa samo z datą końcową.
Wniosek urlopowy pokazuje przy decyzji, ile osób z działu jest już nieobecnych w najgorszym dniu wnioskowanego okresu, oraz ostrzeżenie z listą dni i zmian, które po tym urlopie miałyby mniej osób niż wymagana obsada. Wnioski zatwierdza się pojedynczo albo zaznaczone razem; odrzucenie może mieć uzasadnienie, które pracownik zobaczy. Pracownik dostaje e-mail z decyzją.
Korekta odbicia: pracownik zgłasza dodanie, zmianę albo usunięcie odbicia z obowiązkowym powodem; przełożony lub kadry mogą zgłosić korektę za pracownika. Ewidencję zmienia dopiero decyzja, a w zamkniętym miesiącu korekty nie da się zatwierdzić. Nadgodziny: wniosek pracownika czeka na decyzję przełożonego, polecenie pracodawcy jest zatwierdzone od razu; rozliczenie dodatkiem albo czasem wolnym.
Praca zdalna: ewidencja dni pracy zdalnej i limit okazjonalnej pracy zdalnej 24 dni w roku, z wykorzystaniem widocznym dla pracownika; przyciski rozpoczęcia i zakończenia pracy w przeglądarce działają wyłącznie na własne konto. Dyżury zakłada i odwołuje osoba z uprawnieniem do dyżurów. Kontrole trzeźwości mają osobne uprawnienie do wglądu i wpisu; zapisywane są wyłącznie wyniki pozytywne, a wpis jest usuwany po roku, a przy nałożonej karze po jej zatarciu.
Koniec miesiąca: zamknięcie
Kadry zaczynają od listy niepełnych dni (wejście bez wyjścia lub odwrotnie) do domknięcia. Ewidencja czasu pracy za miesiąc zawiera dla każdego dnia godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, czas przepracowany, pracę w nocy, nadgodziny 50 % i 100 % osobno oraz nieobecności według symboli, zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej; eksportuje się do PDF i CSV.
Naliczenia dzielą przepracowany czas na godziny normalne, nadgodziny z dodatkiem 50 % (dzienna część nadgodzin w dni powszednie), nadgodziny z dodatkiem 100 % (nocna część nadgodzin) oraz pracę w niedziele i święta, a osobno liczą dodatek nocny: 20 % stawki godzinowej z płacy minimalnej, przy porze nocnej domyślnie od 22:00 do 06:00. Stawka godzinowa pochodzi z karty pracownika, płaca minimalna z konfiguracji z datą obowiązywania.
Okres rozliczeniowy trwa 1, 2, 3, 4, 6 lub 12 miesięcy. Podsumowanie pokazuje przeciętną liczbę godzin w tygodniu, oznacza przekroczenie 48 godzin i rocznego limitu 150 godzin nadgodzin, a prognozę na koniec okresu liczy z zaplanowanych zmian.
Zamknięcie miesiąca zapisuje, kto i kiedy zamknął miesiąc, i blokuje zmiany danych z tego miesiąca: odbić, nieobecności, korekt, nadgodzin, dyżurów, pracy zdalnej i odpracowań wyjść prywatnych. Blokada obejmuje wszystkich, także administratora. Miesiąc, który jeszcze trwa, nie może zostać zamknięty; ponowne otwarcie wymaga podania powodu i jest zapisywane.
Eksport kadrowo-płacowy zamkniętego miesiąca powstaje w formacie programu Symfonia, Comarch Optima, enova albo Płatnik. Kluczem pracownika jest numer karty, więc ten sam numer musi być wpisany w programie kadrowym.
Raporty: spóźnienia (wejście po godzinie z grafiku), niepełne dni, plan kontra wykonanie (nieobecność na zaplanowanej zmianie, praca bez planu, rozjazd godzin ponad próg, domyślnie 60 minut; liczony do wczoraj), absencje, wykorzystanie urlopów, historia akceptacji urlopów z frekwencją działu, odpoczynki pracownika, przegląd zgodności całej załogi, czas pobytu w strefach, naliczenia. Pakiet kontrolny dla inspektora to jeden plik ZIP: ewidencja za każdy miesiąc okresu w PDF i CSV, zgody na nadgodziny, rejestr kontroli trzeźwości, ewidencja pracy zdalnej i korekty odbić, ze spisem treści.
Raporty cykliczne przychodzą e-mailem bez ręcznego generowania: codziennie za dzień poprzedni, w wybrany dzień tygodnia za poprzedni tydzień od poniedziałku do niedzieli albo w wybrany dzień miesiąca za poprzedni miesiąc. Do wyboru raport RCP i ewidencja czasu pracy, w CSV lub PDF. Odbiorcami są przełożeni pracowników objętych raportem oraz adresy dopisane w ustawieniach.
Wszystkie wiadomości e-mail z modułu RCP trafiają wyłącznie do osób, których ruch jest następny. Kto nie ma adresu e-mail w systemie, nie dostaje nic, a wysyłka nigdy nie wstrzymuje operacji: wniosek jest złożony w chwili zapisu, nie w chwili doręczenia wiadomości.
Kartoteka pracownika — jakie dane wprowadzicie
Jedna kartoteka zamiast danych rozrzuconych po arkuszach, teczkach i systemie kontroli dostępu.
Dane osobowe i identyfikacyjne
- imię i nazwisko, nazwa użytkownika, adres e-mail,
- PESEL, NIP, numer dokumentu tożsamości,
- numer ewidencyjny pracownika,
- zdjęcie, opis i notatki,
- adresy i numery telefonów — po kilka, z oznaczeniem domyślnego,
- pliki przypisane do pracownika.
Dane zatrudnienia
- data zatrudnienia,
- staż z poprzednich miejsc pracy w miesiącach,
- poziom wykształcenia — używany do wyliczenia stażu urlopowego,
- stawka godzinowa jako podstawa rozliczenia nadgodzin,
- system czasu pracy — podstawowy, równoważny, zadaniowy albo ruchomy.
Miejsce w strukturze
- działy — pracownik może należeć do kilku,
- stanowiska,
- przełożeni — więcej niż jeden, co ma znaczenie przy strukturze macierzowej i przy zastępstwach,
- grupy użytkowników i rola określająca uprawnienia.
Czas pracy i nieobecności
- kalendarz dni wolnych,
- zmiany i harmonogramy,
- przerwy przysługujące pracownikowi,
- uprawnienia urlopowe i wykorzystanie urlopu w kolejnych latach.
Dostęp i logowanie
- karty z harmonogramami ważności,
- logowanie lokalne albo z Active Directory,
- wymuszona weryfikacja dwuetapowa,
- blokada logowania do stacji roboczej, gdy pracownika nie ma na terenie zakładu,
- automatyczna blokada logowania na czas urlopu — konto nieobecnego nie zostaje otwartą furtką,
- powiadomienia alarmowe na adres e-mail.
Wymiar urlopu liczony automatycznie
To jest miejsce, w którym najczęściej powstają błędy liczone potem w tysiącach złotych zaległości. System wylicza staż urlopowy z trzech składników: okresu zatrudnienia u Was, stażu z poprzednich miejsc pracy i okresu doliczanego z tytułu wykształcenia (art. 155 KP):
- zasadnicza lub branżowa zawodowa — 3 lata,
- średnia ogólnokształcąca — 4 lata,
- średnia zawodowa — 5 lat,
- policealna — 6 lat,
- wyższa — 8 lat.
Poniżej 10 lat stażu wymiar wynosi 20 dni, od 10 lat — 26 dni (art. 154 KP). Kadry mogą skorygować wynik ręcznie na rocznym uprawnieniu, bo ustawa dopuszcza sytuacje, których nie da się wyliczyć z samych dat.
Konto gościa albo praktykanta zamienia się w pracownika
Praktykant, stażysta czy podwykonawca zaczyna zwykle jako zwykłe konto z kartą dostępu. Gdy zostaje zatrudniony, nie zakładacie konta od nowa — jednym poleceniem zmieniacie je w konto pracownika.
Konto zachowuje ten sam identyfikator, więc zostaje przy nim cała dotychczasowa historia: karty, zdarzenia wejść i wyjść, przypisania do stref, pliki. Od tej chwili dochodzą funkcje kadrowe — ewidencja czasu pracy, urlopy, zmiany, kalendarze. Nic nie trzeba przepisywać ani łączyć ręcznie.
Gotowe słowniki zaraz po instalacji
System nie startuje pusty. Po instalacji macie do dyspozycji komplet słowników, które wystarczy przyciąć do własnej organizacji.
Typy stanowisk (24 pozycje)
Dyrektor, zastępca dyrektora, kierownik działu, brygadzista, specjalista, starszy specjalista, asystent, referent, inżynier, technik, główny księgowy, księgowy, specjalista do spraw kadr i płac, specjalista do spraw IT, przedstawiciel handlowy, pracownik produkcji, operator maszyn, magazynier, kierowca, konserwator, pracownik ochrony, pracownik gospodarczy, recepcjonista, pracownik sekretariatu.
Typy działów (24 pozycje)
Zarząd, administracja, kadry i płace, księgowość, finanse, controlling, dział prawny, sprzedaż, marketing, obsługa klienta, zakupy, logistyka, magazyn, transport, produkcja, kontrola jakości, utrzymanie ruchu, serwis, IT, badania i rozwój, BHP, ochrona, recepcja, sekretariat.
Typy nieobecności (11 pozycji)
Urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, związany z rodzicielstwem, bezpłatny, zdrowotny, na żądanie, opieka nad dzieckiem lub członkiem rodziny, dodatkowe dni wolne od pracy, zwolnienie lekarskie (L4), zwolnienie od pracy, nieobecność nieusprawiedliwiona.
Typy niosą własne reguły. Urlop wypoczynkowy wymaga jednego nieprzerwanego bloku co najmniej 14 dni kalendarzowych w roku (art. 162 KP) i system tego pilnuje. Urlop na żądanie ma odrębny limit. Własne typy dodajecie bez ograniczeń.
Normy, przerwy i kalendarz
Zdefiniowane normy czasu pracy: dobowa, tygodniowa, tygodniowa z nadgodzinami, roczny limit nadgodzin, minimalna przerwa między zmianami i przerwa tygodniowa. Przerwy: zwykła, dla matek karmiących, dla młodocianych. Do tego kalendarz polskich świąt — nie trzeba wpisywać dni wolnych ręcznie.
Kreator konfiguracji RCP
Wdrożenie prowadzi kreator, który dzieli konfigurację na kroki obowiązkowe i opcjonalne, pokazuje postęp i sam sprawdza, czego brakuje. Wskazuje między innymi pracowników bez przypisanego kalendarza, bez zmiany, bez przełożonego i bez działu — czyli dokładnie te osoby, dla których ewidencja policzyłaby się błędnie albo których wnioski nie miałyby do kogo trafić.
Do kreatora można wrócić w każdej chwili. Pokazuje, co jest gotowe, co wymaga uwagi i ile kroków zostało. Nie trzeba znać struktury bazy danych ani edytować plików konfiguracyjnych.
Urlopy: od wniosku do decyzji
Wniosek składa pracownik ze swojego panelu, decyduje przełożony. Ponieważ pracownik może mieć kilku przełożonych, wniosek nie czeka na powrót jednej osoby z urlopu. Pracownik bez przypisanego przełożonego też nie zostaje z wnioskiem w próżni — trafia on do osób z uprawnieniem do decydowania.
Na czas własnej nieobecności kierownik ustawia zastępstwo: „w dniach od–do decyduje za mnie X”. Zastępstwo wygasa samo z datą końcową, więc nikt nie musi pamiętać o odebraniu uprawnienia po powrocie — a to właśnie takie „tymczasowe” uprawnienia zostają w firmach na lata.
Powiadomienia e-mail na obu końcach
Przełożony dostaje wiadomość o złożeniu wniosku, pracownik — o decyzji: przyznaniu albo odmowie wraz z jej uzasadnieniem. Nikt nie musi wchodzić do systemu, żeby sprawdzić, czy coś na niego czeka, i nikt nie dowiaduje się o odmowie w dniu planowanego wyjazdu.
Kalendarz zespołu przed decyzją
Zanim przełożony zatwierdzi wniosek, widzi kalendarz zespołu z nieobecnościami wszystkich podwładnych w tym samym okresie. To moment, w którym wychodzi, że na dany tydzień jest już trzy osoby z pięciu.
Sama lista wniosków do rozpatrzenia pokazuje przy każdym z nich obsadę zespołu we wnioskowanym terminie i czas oczekiwania — wniosek sprzed trzech tygodni przestaje wyglądać identycznie jak wczorajszy, więc kolejność rozpatrywania przestaje być przypadkowa.
Bilans i zamknięcie roku
Bilans urlopu — przysługuje, wykorzystano, zostało — widzą zarówno kadry, jak i sam pracownik na swoim koncie. Zamknięcie roku urlopowego przenosi zaległy wymiar na kolejny rok i od razu podnosi stan widoczny pracownikowi.
Zgłoszenie przyjęte telefonicznie oznacza się jako takie — przy sporze widać, że nieobecność została zgłoszona, tylko innym kanałem.
Historia akceptacji urlopów — narzędzie do oceny pracy kierowników
To raport, którego zwykle nie ma w systemach RCP, a który odpowiada na pytanie trudne do zadania wprost: czy kierownicy podejmują decyzje rozważnie?
Każda decyzja urlopowa zapisuje się z kompletem kontekstu:
- kto wnioskował i o jaki rodzaj nieobecności,
- na ile dni i w jakim terminie,
- jaka zapadła decyzja — zgoda albo odmowa,
- kto i kiedy ją podjął,
- uzasadnienie odmowy,
- dział, którego dotyczyła.
Najważniejsza jest ostatnia kolumna: obsada działu w tym dniu — ilu ludzi liczy dział, ilu było w pracy, ilu nieobecnych. Widać czarno na białym, że kierownik zatwierdził urlop osobie, która była ostatnią obecną w dziale, albo przeciwnie — odmówił komuś, choć na miejscu zostawało jeszcze siedem osób z ośmiu.
To zmienia rozmowę z kierownikiem z „wydaje mi się, że za łatwo puszczasz ludzi” na rozmowę o konkretnych datach i liczbach. Przydaje się też w drugą stronę: pracownik, który twierdzi, że nigdy nie dostaje zgody, albo zobaczy potwierdzenie, albo dowody przeciwne.
E-maile, które wyręczają kadry
Najlepszy raport to ten, po który nie trzeba sięgać. System sam pisze do właściwej osoby we właściwym momencie — a każde przypomnienie wysyła raz, nie codziennie: powtarzanie uczy ignorowania powiadomień.
Co dostaje pracownik
- przypomnienie o zapomnianym odbiciu wyjścia — rano następnego dnia, zanim luka w ewidencji zdąży urosnąć w problem,
- przypomnienie o zaległym urlopie — od lipca, póki jest jeszcze czas przed ustawowym terminem 30 września (art. 168 KP),
- przypomnienie o niezaplanowanym nieprzerwanym wypoczynku — od września, jeśli w kalendarzu wciąż nie ma bloku co najmniej 14 dni (art. 162 KP); we wrześniu to przypomnienie, w grudniu byłby to problem,
- decyzję o wniosku urlopowym — przyznanie albo odmowę z uzasadnieniem,
- przypomnienie o kończącej się ważności karty dostępu — z wyprzedzeniem ustawianym osobno dla każdej grupy.
Co dostaje przełożony i kadry
- wiadomość o złożonym wniosku urlopowym — od razu, nie przy okazji logowania,
- poranny przegląd nieobecnych — w dni robocze lista podwładnych, którzy nie przyszli do pracy i nie mają zaakceptowanego wniosku; różnica między „jeszcze nie dotarł” a „nieobecność nieusprawiedliwiona” wychodzi rano tego samego dnia, a nie przy zamknięciu miesiąca,
- raporty cykliczne — naliczenia i karty ewidencji czasu pracy jako załączniki CSV lub PDF, codziennie, co tydzień albo co miesiąc, zawsze za zamknięty poprzedni okres, do wskazanych odbiorców.
Filtry wszędzie, gdzie są dane
Każda lista i każdy raport ma filtry — pracownik, dział, stanowisko, lokalizacja, zakres dat, typ nieobecności, status decyzji. Kolumny sortujecie, zakres zawężacie, wynik eksportujecie.
Ma to znaczenie praktyczne: to samo narzędzie odpowiada na pytanie ogólne („ile było spóźnień w zeszłym miesiącu”) i na pytanie szczegółowe („ile spóźnień miała druga zmiana na produkcji w tygodniu, w którym padł system parkingowy”). Bez eksportowania wszystkiego do arkusza i filtrowania na boku.
Rozliczanie nadgodzin i systemy czasu pracy
Każdy pracownik ma przypisany system czasu pracy, według którego liczą się jego godziny:
- podstawowy — 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 na tydzień; nadgodziny po przekroczeniu normy dobowej,
- równoważny — dobowy wymiar można wydłużyć nawet do 12 godzin i zrównoważyć krótszymi dniami albo dniami wolnymi w okresie rozliczeniowym,
- zadaniowy — liczy się wykonanie zadań, bez automatycznych nadgodzin dobowych (art. 140 KP),
- ruchomy — stała liczba godzin przy ruchomej porze rozpoczęcia; różne godziny startu same w sobie nie tworzą nadgodzin.
Nadgodziny da się zlecić z góry — przełożony wyznacza, kto i kiedy ma zostać dłużej — a przepracowane wymagają zatwierdzenia, zanim wejdą do rozliczenia. Kto zlecił, kto zatwierdził i kiedy — zostaje odnotowane.
Okresy rozliczeniowe i zamknięcie miesiąca
Okresy rozliczeniowe ustawiacie zgodnie z regulaminem pracy. Po zamknięciu miesiąca dane przestają się zmieniać; późniejsza korekta wymaga świadomej decyzji i zostaje zapisana. Naliczenia liczą się na zamkniętych danych, więc lista płac nie rozjeżdża się z ewidencją czasu pracy.
Sytuacje, o których zwykle się zapomina
Wyjścia prywatne z odpracowaniem. Wyjście w godzinach pracy załatwione na wniosek pracownika nie jest pracą w godzinach nadliczbowych przy odpracowaniu (art. 151 § 2¹ KP). System prowadzi bilans wyjść i odpracowań, więc nie trzeba liczyć tego na kartce.
Dyżury. Czas pozostawania w gotowości do pracy ewidencjonuje się osobno od czasu pracy, tak jak wymaga Kodeks.
Praca zdalna. Dni pracy zdalnej odnotowuje się w ewidencji bez odbicia na czytniku — pracownik zgłasza rozpoczęcie i zakończenie pracy z przeglądarki. System pilnuje przy tym limitu 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku (art. 67³³ KP).
Kontrola trzeźwości. Od 2023 roku pracodawca może ją prowadzić na zasadach z art. 22¹c KP, ale musi ją dokumentować. System rejestruje kontrole, ich wynik i konsekwencje — a po upływie ustawowego okresu przechowywania sam usuwa wpisy, bo trzymanie ich dłużej też jest naruszeniem.
Przerwy. Definiowane dla całej firmy albo osobno dla działu, wliczane bądź niewliczane do czasu pracy.
Kontrola obecności i lista ewakuacyjna
Podgląd obecności na żywo, z podziałem na działy i lokalizacje. Ta sama lista służy jako lista ewakuacyjna: przy alarmie widzicie, kto nie opuścił jeszcze budynku, bez zbierania podpisów na parkingu.
Do tego pulpit RCP — jeden ekran z liczbą obecnych, nieobecnych i rozbiciem na działy. Poranne pytanie „ilu ludzi mamy dziś na produkcji” przestaje wymagać telefonu na halę.
Raport czasu przebywania w strefie pokazuje, ile czasu pracownik spędził w konkretnym obszarze — przydatne przy pracy w warunkach szczególnych i przy rozliczaniu zleceń.
Raporty czasu pracy
- spóźnienia — kto, ile razy, o ile minut,
- nieobecności w wybranym okresie,
- wykorzystanie urlopów,
- historia akceptacji wniosków wraz z obsadą działu,
- naruszenia odpoczynku dobowego i tygodniowego,
- czas przebywania w strefach,
- karta ewidencji czasu pracy,
- naliczenia godzin i kosztów.
Każdy raport eksportujecie do PDF lub CSV. Naliczenia i karty ewidencji mogą przychodzić cyklicznie pocztą elektroniczną — codziennie, co tydzień albo co miesiąc, w wybranym dniu, do wskazanych osób, bez przypominania.
Eksport do programu kadrowo-płacowego
Zamknięty miesiąc eksportujecie do formatu, który przyjmie Wasz program kadrowy:
- Comarch ERP Optima
- enova365
- Symfonia
- Płatnik
Struktura firmy i konta pracowników
Działy, typy działów, stanowiska i lokalizacje odwzorowują strukturę firmy, również gdy obiektów jest kilkanaście. Uprawnienia przydzielacie rolami: kadry widzą wszystkich, przełożony swój zespół, pracownik siebie.
Konta synchronizujecie z Active Directory lub LDAP, więc nowy pracownik nie wymaga zakładania konta po raz drugi, a odejście z firmy zamyka dostęp w jednym miejscu.
Wdrożenie systemu RCP
System instaluje się na Waszym serwerze — dane pracowników nie opuszczają Waszej infrastruktury. Wymagania: Linux (Debian lub Ubuntu), 4 rdzenie procesora, 3 GB pamięci RAM, 10 GB przestrzeni dyskowej.
Najczęstsze pytania o ewidencję czasu pracy
Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi?
20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni od 10 lat stażu (art. 154 Kodeksu pracy). Do stażu wlicza się okres zatrudnienia u obecnego pracodawcy, staż z poprzednich miejsc pracy oraz okres z tytułu wykształcenia. Perun Cortexa wylicza to automatycznie z danych w kartotece pracownika.
Czy pracownik widzi, ile ma urlopu?
Tak. Po zalogowaniu na własne konto pracownik widzi w czasie rzeczywistym wymiar bazowy, dni przeniesione z poprzedniego roku, wymiar przysługujący, wykorzystany i pozostały, a także swój staż urlopowy w latach. Obok widnieje lista jego wniosków ze statusem: oczekuje na akceptację, zaakceptowany albo odrzucony. Nie musi w tej sprawie kontaktować się z działem kadr.
Czy wykształcenie wlicza się do stażu urlopowego?
Tak, na podstawie art. 155 Kodeksu pracy: zasadnicza zawodowa do 3 lat, średnia ogólnokształcąca 4 lata, średnia zawodowa do 5 lat, policealna 6 lat, wyższa 8 lat. Okresy te nie sumują się — liczy się najwyższy ukończony poziom.
Czy ewidencja czasu pracy może być prowadzona elektronicznie?
Tak. Kodeks pracy dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, na równi z papierową. Warunkiem jest zapewnienie integralności, poufności i możliwości odczytu przez cały okres przechowywania.
Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy?
Zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej: liczbę godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, w niedziele i święta, dni wolne z oznaczeniem tytułu, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne nieobecności.
Ile lat przechowuje się ewidencję czasu pracy?
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązuje co do zasady 50 lat.
Czy system RCP liczy nadgodziny automatycznie?
Tak, według systemu czasu pracy przypisanego pracownikowi. W systemie podstawowym nadgodziny powstają po przekroczeniu normy dobowej, w równoważnym rozlicza się je głównie jako przeciętnie tygodniowe, a w zadaniowym nie powstają automatycznie. Nadgodziny wymagają zatwierdzenia przez przełożonego.
Czy można sprawdzić, jak kierownicy rozpatrują wnioski urlopowe?
Tak. Raport historii akceptacji pokazuje każdą decyzję razem z jej autorem, datą, uzasadnieniem odmowy oraz obsadą działu w danym dniu — ilu pracowników liczył dział, ilu było obecnych, ilu nieobecnych. Pozwala to ocenić, czy zgody i odmowy zapadały z uwzględnieniem sytuacji w zespole.
Czy system przypomina o zaległym urlopie?
Tak, e-mailem do pracownika. O zaległym urlopie przypomina od lipca — z wyprzedzeniem wobec ustawowego terminu 30 września (art. 168 KP), a od września przypomina osobom, które nie zaplanowały jeszcze nieprzerwanego wypoczynku co najmniej 14 dni (art. 162 KP). Przełożeni dostają z kolei w dni robocze poranny przegląd nieobecnych bez zaakceptowanego wniosku.
Jak rejestrować czas pracy zdalnej?
Pracownik zdalny zgłasza rozpoczęcie i zakończenie pracy z przeglądarki, bez czytnika. Zgłoszenie trafia do tej samej ewidencji co odbicia kartą, więc karta ewidencji, nadgodziny i analiza odpoczynku liczą się identycznie. System pilnuje też limitu 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku.
Co się dzieje, gdy pracownik zapomni się odbić?
Następnego dnia rano dostaje e-mail z przypomnieniem o niezamkniętej sesji pracy — jednorazowo, bez codziennego ponaglania. Brakujące odbicie zgłasza z własnego panelu (może to zrobić także przełożony), a decyzja o korekcie zostaje w historii z autorem i datą.
Czy pracodawca może kontrolować trzeźwość pracowników?
Tak, na zasadach z art. 22¹c Kodeksu pracy obowiązujących od 2023 roku. Kontrolę trzeba wcześniej wprowadzić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a jej przeprowadzenie udokumentować.
Czy dane pracowników trafiają do chmury?
Nie. System działa na serwerze klienta, a dane nie opuszczają jego infrastruktury. Administratorem danych pracowników pozostaje pracodawca — szczegóły opisuje regulamin.
Czy system współpracuje z programem kadrowym?
Tak. Zamknięty miesiąc eksportuje się do formatów przyjmowanych przez Comarch ERP Optima, enova365, Symfonię i Płatnika. Eksport można ustawić jako cykliczny, z wysyłką pocztą elektroniczną.
Zobacz też: kontrola dostępu i automatyka budynkowa — na tych samych czytnikach i modułach, którymi rejestrujecie czas pracy.